사업과 관련하여 건당 3만원 이상을 지출할 때는 ‘법적지출증빙’을 받아야 경비로 인정받을 수 있다. 법적지출증빙에는 ▲세금계산서 ▲계산서 ▲신용카드 매출전표 ▲현금영수증 등이 있다. 그렇다면 지출하는 항목별로 각각 어떤 증빙을 받아야 경비처리를 할 수 있을까?

기본적으로 상품이나 원재료 같은 부가가치세가 과세되는 재화를 구입할 때는 세금계산서나 기타 정규증빙을 받으면 된다. 단, 부가가치세가 면세되는 것에는 ‘계산서’를 비롯한 증빙서류를 수취하면 된다. 임직원에 대한 인건비를 지급할 때는 매월 갑근세를 원천징수하여 신고 및 납부해야 한다. 아르바이트나 일용직 근로자에 대해서는 분기별로 일용근로소득 지급조서를 제출해야 한다.

직원에게 복리후생비를 사용할 때도 증빙을 잘 갖추어야 한다. 우선 3만원이 넘는 식대는 정규증빙을 받아야 하지만, 3만원이 넘지 않는다면 간이영수증으로 보관해도 된다. 경조사비는 내부 지출결의서를 갖추어야 한다. 얼마까지 경조사비를 써야 한다는 별도 한도 규정은 없지만, 사내 규정상 타당한 금액이어야 비용으로 인정받을 수 있다.

접대비로 건당 1만원을 초과해 지출하는 경우에도 법적지출증빙을 갖추어야 한다. 법인회사는 접대비를 개인명의로 된 신용카드로 쓰면 경비로 인정해주지 않으므로 주의해야 한다. 거래처에 대한 경조사비를 지출할 때는 20만원까지만 접대비로 처리할 수 있다. 이 때, 청첩장 등의 사유를 증명할 수 있는 소명 자료를 첨부해야 한다. 여비 및 교통비 중에서 사내교통비는 내부 지출결의서를 통해 증빙하면 되고, 국내출장비는 3만원이 넘는 건에 대해 법적지출증빙을 갖추면 된다.

해외출장비는 여건상 법적 증빙을 받기 어려운 만큼 적격증빙을 받지는 않아도 된다. 그러나 객관적인 증빙을 첨부해야 비용처리를 할 수 있다. 임차료는 일반과세자의 경우 세금계산서로 지출증빙을 해야 하고, 간이과세자는 금융기관에서 경비를 송금한 명세서를 챙기면 된다. 법적 지출증빙을 갖추어야 하는 지출인데도 간이영수증 등으로 비용을 처리하면, 거래금액의 2%를 가산세로 납부해야 한다.